Untuk terus memberikan layanan terbaiknya, Direktorat Pemasaran dan Kerja Sama (DPKS) Universitas Terbuka (UT) terus belajar dan menambah wawasan. Salah satunya yaitu dengan melakukan studi banding. Pada kesempatan kali ini, tim DPKS UT berkunjung ke IPB University pada Selasa (24/10/2023).
Kunjungan tim DPKS yang dipimpin oleh Plt. Direktur Pemasaran dan Kerja Sama, Bapak Ali Tarigan, S.E., bersama rombongan antara lain Dr. Maya Maria, S.E., M.M., Arief Mulyana, S.Kom., M.M., Dora Sophianingtyas, S.E., MBA., Nabila Meutia Pratiwi, S.Hum, dan Muhamad Saputra, S.Kom. Tim DPKS disambut hangat oleh Kepala Biro Komunikasi IPB University, Ir. Yatri Indah Kusumastuti, beserta tim yaitu Ibu Siti Nuryati, S.TP, M.Si., Ibu Yulia Dwi Indriani, S.Kom., M.M., Bapak Rio Fatahillah Chita Putra, S.I.Kom., M.Si., di Gedung Rektorat IPB University. Studi banding melingkupi bidang PPID, Kehumasan, Publikasi, dan Layanan Terpadu.
Pak Ali Tarigan mengucapkan terima kasih atas penyambutan IPB University sehingga Tim DPKS UT dapat melakukan studi banding demi terciptanya layanan prima kepada mahasiswa dan stakeholder. Saat ini UT melayani 525.360 mahasiswa yang tersebar di seluruh Indonesia. Melihat jumlah mahasiswa saat ini, tentunya semakin banyak yang harus dilayani. Tidak hanya itu, dari segi kehumasan, pengelolaan PPID, dan layanan terpadu juga harus dibenahi kembali.
Menanggapi kunjungan tim DPKS UT, Ibu Yatri mengungkapkan sesama PTN, UT dan IPB University bisa saling berbagi ilmu. Biro Komunikasi IPB memayungi beberapa bagian diantaranya Hubungan Masyarakat, Penyiaran, dan Sekretariat Pimpinan. Adapun Bagian Humas meliputi Layanan Terpadu, Publikasi, dan Promosi. Untuk PPID, IPB University sudah memulainya dari tahun 2010. Seiring berjalannya waktu mulai bertumbuh dan pada tahun 2016, mendapatkan peringkat tiga pada saat monev yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat.
Pertemuan berlangsung dengan sangat hangat. Ibu Yatri dan Tim Biro Komunikasi menjelaskan mengenai proses kegiatan di Biro Komunikasi. Dari studi banding ini, mendapatkan hasil bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi penunjang kegiatan. Di samping itu, SDM juga harus terus dilengkapi dengan pengetahuan lewat pelatihan-pelatihan ataupun workshop. Dalam bidang Layanan Terpadu, dukungan informasi dari unit-unit dan fakultas di IPB menjadi hal yang sangat penting dalam waktu respon kepada mahasiswa khususnya, dan masyarakat pada umumnya. Hal lain yang dapat dipetik dari kunjungan tersebut adalah dalam pengelolaan informasi publik dimana terdapat sejumlah regulasi yang mengatur dan struktur organisasi yang kuat dengan dukungan sumber daya lintas unit. Dalam meningkatkan layanan publik, batas penyelesaian aduan pada website PPID adalah 10 hari, pada kunjungan terkait PPID 1 hari, sedangkan batas penyelesaian aduan tiket pada help center adalah 3 hari. Biro Komunikasi IPB pun melakukan survei kepuasan layanan publik dimana hasilnya rata-rata berpredikat A. Dari hasil studi banding ke IPB, tim DPKS makin bertekad kuat untuk juga memberikan layanan publik terbaiknya pada para stake holder, khususnya pada mahasiswa. Apalagi kini UT telah berstatus hukum PTNBH, maka diharapkan semua proses bisnis UT menjadi faster, cheaper, dan better.
