Universitas Terbuka (UT) merupakan perguruan tinggi negeri ke-45 di Indonesia. UT menerapkan sistem belajar mandiri, terbuka, dan jarak jauh. UT menargetkan jumlah mahasiswa pada tahun 2024 sebanyak 750 ribu mahasiswa dan pada tahun 2025 sebanyak 1 juta mahasiswa. Tentu jumlah mahasiswa yang besar tersebut harus diusahakan dan dikelola dengan baik agar mahasiswa dapat dilayani dengan baik pula. Hak-hak mahasiswa harus dipenuhi sesuai dengan layanan yang dipilihnya.
Selain UT, terdapat perguruan tinggi yang juga menerapkan sistem belajar mandiri, terbuka, dan jarak jauh di Asia, diantaranya adalah Allama Iqbal Open University (AIOU) yang berada di Pakistan. AIOU saat ini berhasil mengelola mahasiswa 1,2 juta mahasiswa. Untuk mengetahui dengan baik bagaimana mengelola mahasiswa dengan jumlah besar seperti di AIOU. Tentu UT harus melihat langsung apa dan bagaimana proses operasional yang AIOU jalankan dalam mengelola 1,2 juta mahasiswanya saat ini. Untuk kepentingan tersebut maka pada 19 – 24 Desember 2023, UT mengirim delegasi ke AIOU sebanyak 9 orang yang dipimpin langsung oleh Rektor UT, Prof. Ojat Darojat, M. Bus., Ph.D.
Delegasi tiba di Islamabad pada Selasa 19 Desember 2023 pukul 19:00 waktu Pakistan. Penjemputan dilakukan langsung oleh Dr. Zahid Majeed yang memberikan karangan bunga kepada seluruh delegasi UT. Delegasi diantar ke Wisma AIOU tempat delegasi tinggal selama di Islamabad yang kemudian dijamu makan malam.
Delapan anggota delegasi UT ke AIOU sebagai berikut: Prof. Dr. Maman Rumanta – Direktur Sekolah Pascasarjana UT, Dr. Suparti -Direktur UT Surabaya, Enang Rusyana, M.Pd. – Direktur UT Bogor, Arief Rahman Susila, M.Si. – Kepala Pusat Layanan Bahan Ajar, Dr. Kartono – Kepala Pusat Pengelolaan Pembelajaran, Dr. Tuti Purwoningsih – Staf Ahli Wakil Rektor bidang Akademik, Hendrawan Bayu Wicaksono, M.Ak. – Staf Ahli Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Umum, dan Nanang Setiawan, S.Kom – Kepala Subdirektorat Administrasi Kelulusan dan Alumni.
Kunjungan studi banding dilakukan ke beberapa Direktorat AIOU termasuk berkunjung ke kantor Vice Councellor. Selain studi banding, salah satu agenda delegasi UT yang dimpimpin Prof. Ojat ini juga sekaligus bertugas melaksanakan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Internasional sebagai bagian dari pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Kegiatan PkM Internasional yang diselenggarakan di AIOU ini merupakan kegiatan PkM Internasional ketiga kali yang dilaksanakan oleh UT di luar negeri bekerja sama dengan mahasiswa, dosen, dan pimpinan universitas mitra. Kegiatan PkM Internasional pertama dilaksanakan di Hanoi Open University dan Open University of China pada bulan November 2023. Kegiatan PkM Internasional di AIOU dihadiri oleh 40 orang mahasiswa AIOU dan juga oleh Dr. Syed Ghulam Kazim Ali (Direktur Urusan Kemahasiswaan AIOU), serta Dr. Zahid Majeed (Direktur Hubungan Internasional AIOU).
Pada hari kedua, delegasi berkunjung ke beberapa departemen sebagaimana jadwal yang telah diatur oleh Dr. Zahid Majeed. Kunjungan pertama yaitu ke Departemen Urusan Kemahasiswaan yang diterima oleh Direkturnya, yaitu Dr. Syed Ghulam Kazim Ali. Kegiatan dimulai dengan Prof. Ojat yang memperkenalkan anggota delegasi. Praktik baik yang menarik dari departemen ini diantaranya adalah tingkat drop out mahasiswa AIOU sangat rendah karena AIOU memberikan layanan pendukung yang luar biasa melalui Pusat Pelayanan Mahasiswa dan Call Centre yang mampu memberikan jawaban atas keluhan mahasiswa secara real time melalui berbagai saluran komunikasi. Selain itu, mereka pun memberikan bantuan dana kepada para mahasiswa yang kesulitan melakukan pembayaran SPP. Dana yang dikumpulkan berasal dari setiap mahasiswa yang berpartisipasi sebanyak 10 Rupe setiap semester. Departemen ini pun memberikan beasiswa, menyediakan internet gratis kepada seluruh mahasiswa yang dapat diakses di kantor pusat AIOU dan di 54 cabangnya di daerah, mengembangkan kegiatan olah raga mahasiswa, dan menghimpun potensi alumni.
Adapun program Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Internasional yang dilaksankan oleh para delegasi UT dengan mengangkat tema Pengenalan Budaya Indonesia “Discovering Indonesia: A Cultural Journey”. Partisipan program PkM Internasional yang berasal dari para mahasiswa, dosen, dan unsur manajemen AIOU. Kegiatan PkM Internasional UT ini dilaksanakan di Gedung Komplek Akademik. Presentasi disampaikan oleh Bapak Enang Rusyana dibantu oleh seluruh tim delegasi dan diakhiri dengan lagu tradisional Sunda “Dalingding Asih” oleh Bapak Enang Rusyana dengan iringan instrumental kecapi dan Prof. Ojat Darojat dengan lagu pop Sunda yang berjudul “Jang”.
Peserta PkM Internasional UT di AIOU Tahun 2023
Selepas kegiatan PkM Internasional, di tempat sama, kegiatan dilanjutkan dengan presentasi dari Direktur Pusat Bahasa Kajian Terjemahan, Dr. Ghulam Ali. Dr. Ghulam Ali menawarkan kerja sama penerjemahan naskah dari bahasa Urdu ke bahasa Jawa dan sebaliknya. Tawaran tersebut disambut baik oleh Prof. Ojat sebagai Rektor UT dan akan menindaklanjuti melalui Wakil Rektor Bidang Riset, Inovasi, Kerja Sama, dan Bisnis.
Setelah istirahat, kunjungan berikutnya dilakukan ke gedung pertemuan kantor Vice Counsellor AIOU. Pada acara tersebut, para delegasi dan tuan rumah diminta untuk memperkenalkan diri masing-masing secara bergiliran. Setelah itu, Prof. Ojat menyampaikan sambutan. Rektor AIOU selain mengajak bekerja sama di bidang akademik, beliau pun berharap UT mengirimkan delegasi pada AAOU Conference tahun 2024 yang akan diselenggarakan oleh AIOU. Prof. Ojat Darojat menyanggupi harapan tersebut dan akan mengirimkan sebanyak 40 orang delegasi.
Agenda berikutnya adalah berkunjung dan berdiskusi ke Admission & Mailing Department yang diterima oleh Direkturnya, yaitu Dr. Syed Zia Ul Hasnain. Departemen ini bertanggung jawab terhadap proses admisi untuk seluruh tingkatan program dan pengiriman bahan ajar cetak kepada seluruh mahasiswa di Pakistan dan di luar negeri. Kendala dalam pendistribusian bahan ajar mereka alami pula, terutama dengan pos. Untuk mengatasi kendala tersebut, departemen ini menyediakan bahan ajar digital secara gratis; tidak hanya untuk mahasiswa AIOU, tetapi untuk seluruh masyarakat Pakistan dan dunia.
Agenda hari kedua ditutup dengan kunjungan ke Departemen Ujian. Delegasi diterima langsung direkturnya, yaitu Dr. Muhammad Riaz didampingi para penanggung jawab di bidangnya masing-masing. Yang menarik dari departemen ini diantaranya adalah Daftar Hadir Ujian dilengkapi dengan foto mahasiswa peserta ujian, pemeriksaan Bahan Jawaban Ujian (BJU) dipusatkan di kantor pusat AIOU di Islamabad. Nilai ujian mahasiswa berupa gabungan dari nilai tugas dan ujian esai. AIOU menerapkan satu tipe ujian akhir semester yakni ujian tatap muka (UTM) kecuali untuk mahasiswa luar negeri/luar pulau.
