Saat mulai mengembangkan proyek sistem informasi, pasti terbersit kalimat “Bagaimana jika proyek gagal? Apa yang salah?”. Keputusasaan seorang manajer proyek pasti yang terfikir.
Setelah itu, manajer proyek harus memiliki pola pikir preventif. Masalah pasti muncul, dan diperlukan strategi untuk mengelola risiko yang ada.
Risiko kegagalan proyek pengembangan sistem merupakan isu utama yang harus diperhatikan oleh manajemen organisasi. Alasan utama kegagalan tersebut mungkin karena ketidakmampuan manajer proyek untuk mengelola masalah risiko dalam proyek terkait.
Baca juga: Opini: Reartikulasi Konstruksi Wanita dalam Film Animasi dan Digital Hollywood
Apa itu Manajemen Risiko pada Proyek?
Risiko adalah segala sesuatu yang dapat berdampak negatif pada tujuan dan strategi yang ingin dicapai organisasi. Dalam konteks manajemen proyek, risiko dikategorikan sebagai isu yang harus diidentifikasi, dinilai dan diukur dan ditangani melalui perencanaan respon risiko atau manajemen risiko. Manajemen risiko berbeda tergantung pada jenis proyek. Pada proyek berskala besar, strategi manajemen risiko dapat mencakup perencanaan terperinci yang ekstensif untuk setiap risiko dalam memastikan strategi mitigasi tersedia jika muncul masalah proyek.
Untuk proyek yang lebih kecil, manajemen risiko dapat berupa daftar sederhana, memprioritaskan risiko dengan prioritas tinggi, sedang, dan rendah. Manajemen risiko proyek harus menjadi bagian dari proses perencanaan untuk memahami risiko yang mungkin terjadi, bagaimana mengendalikannya, dan memastikan proyek tetap pada jalurnya dan mencapai tujuannya. Bagan Gantt dapat digunakan sebagai alat untuk membuat rencana manajemen risiko yang terperinci untuk mencegah risiko menjadi masalah.
Bagaimana mengelola risiko?
Apakah penerapan manajemen risiko dapat meningkatkan organisasi? Jawabannya adalah ya, membangun protokol manajemen risiko dengan membangun seperangkat alat dan template yang konsisten ke dalam budaya organisasi dapat mengurangi biaya overhead dari waktu ke waktu. Di satu sisi, ini tidak seperti harus menemukan kembali roda setiap kali Anda memulai proyek baru.
Hal-hal seperti catatan dan sejarah organisasi adalah arsip pengetahuan yang dapat dialami saat menghadapi risiko dalam proyek baru. Selanjutnya, dengan mengadopsi sikap dan nilai organisasi untuk meningkatkan kesadaran risiko, organisasi akan dapat lebih memahami sifat ketidakpastian sebagai isu bisnis inti. Perencanaan, strategi, kebijakan, dan pengambilan keputusan yang lebih baik akan disertai dengan tata kelola TI yang lebih baik.
Fase Penilaian Risiko
Identifikasi resiko. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan brainstorming dengan tim, kolega atau pemangku kepentingan yang memiliki pengalaman terkait proyek dalam mengumpulkan informasi untuk mengidentifikasi dan menemukan solusi untuk mengatasi risiko. Lihat juga data historis dari proyek sebelumnya dan gunakan proses struktur perincian risiko untuk mengecualikan risiko dari non-risiko.
Analisis Risiko. Melalui analisis risiko kualitatif dan kuantitatif, bagaimana risiko akan mempengaruhi jadwal dan anggaran proyek dapat ditentukan. Penggunaan perangkat lunak Project Manager berbasis cloud dapat menganalisis risiko dengan memantau proyek secara langsung, serta memberikan informasi waktu nyata, sehingga tindakan yang dilakukan berdasarkan keakuratan data.
